池畑運送株式会社
BRANCH
各支店での取り組み
お客様と配車の情報共有と共同作業の効率化
いままで、お客様には配車表（いつ、誰が、車両）の情報をメールにて報告してましたが、スプレッドシートで情報を共有することでメールのやり取りを無くしました。尚、お客様は確認チェックボックスに確認した日までをチェックして頂き、当社はお客様の確認が済んだことを確認することができるようになりました。又、配車表を作成するにも複数人で編集できるため、担当者が休みでも他の作業者が入力することでリアルタイムでお客様に情報発信できる様になりました。
配車作成にかかわる業務のチェックリスト作成
営業サポートの配車作成にかかわる業務について、チェックリストを作成しました。業務項目ごとに終了後チェックを入れるようにし、すべてが完了すると、その旨のメッセージがチャットワーク上にあがるようになりました。業務の漏れなどのミスを減らすことができるようになりました。
月次車両点検のお知らせを自動化
これまで月次車両点検の期日が来ると管理者が手動で通知を送信していましたが、この度これをドライバー向けのチャットワークグループへ自動配信するプログラムを組みました。
公休、会社休日等はその月の内容に合わせて数値が自動で変更され、これによりドライバーの点検忘れや管理者の連絡の遅れを防ぎ業務の効率化を図れます。
物の名前で効率化、探し物を減らす工夫
XD支店では探し物がある時、事務所が不在になることが多く、管理者以外がどこに何が入っているか分からず、書庫などを開けて確認しなくてはいけませんでした。書庫・机の表面などに入っている物の名前を張ることによって探す手間が省けました。
チャットワークの予約メッセージを活用する
業務でチャットワークを使用しています。今までは配車担当者に就業後メッセージが送られてくることがありましたが、予約送信機能を使用することで、翌日、出勤時にメッセージが届くようにしました。
感染症蔓延防止対策
現在、社内においては感染症拡大防止のため、全社員が安心して勤務できる環境作りを徹底しております。その一環として、デスクに定位置を設け、アルコール消毒液を常時設置しています。これにより、手指の消毒を手軽に行えるようにし、社員全員の健康と安全を守るための対策を強化しています。
お客様に送るＦＡＸをＥメールに変更
お客様にＦＡＸで管理表の送信依頼を頂いておりましたが、複合機からＥメールで送るように変更しました。Ｅメールの機能で弊社宛てにも送信確認ができるようになり、送り忘れもなくなりました。
油種クリップの保管方法
油種クリップの保管方法について、それぞれの油種クリップの色と同じ色で表示し、文字も大きくし、最大最小個数も表示するように改善しました。発注の際、必要なものがすぐわかり、間違いもなくすことができます。
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